Office Manager & New Business Admin

Over de functie

D8 Amsterdam is een onafhankelijk creatief bureau van ongeveer 12 mensen, onderdeel van een breder internationaal netwerk. We zoeken iemand die de lijm is die ons kantoor bij elkaar houdt, iemand die zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel loopt, ons new business-proces op de achtergrond ondersteunt, en ervoor zorgt dat D8 een fijne plek is om te werken.

Dit is geen sales-functie. Het new business-gedeelte draait om structuur en voortgang: het bijhouden van ons CRM systeem door contactgegevens van prospects up-to-date te houden, het versturen van 'koude' introductiemails en het opvolgen van reacties. Je doet dit zelfstandig, maar met doorlopende ondersteuning van senior collega's aan wie je overdraagt zodra dingen richting gesprekken, pitches en voorstellen bewegen.

Het is een gloednieuwe functie, dus de precieze verdeling tussen office management en new business-ondersteuning ligt nog niet vast - dat bepalen we samen, gaandeweg.

Wat vooral telt: je bent een aanpakker die initiatief neemt, en je voelt je op je gemak bij een de rol die nog vorm krijgt.

Wat je gaat doen

Kantoor & teamcultuur
- Dagelijkse kantoorzaken regelen - voorraad, faciliteiten, contact met leveranciers, algemene probleemoplossing
- Het aanspreekpunt zijn voor kantoor-gerelateerde vragen en soms kleine brandjes blussen
- Ondersteuning bij planning, interne logistiek en ad-hoc administratieve verzoeken van het team
- Meehelpen bij organisatie van dingen die het kantoor leuk maken - teamlunches, kleine evenementen, verjaardagen, alles wat een beetje leven in de brouwerij brengt

New business-ondersteuning
- Ons CRM (HubSpot) bijhouden en actueel houden - contacten, status van outreach en opvolging
- Outreach e-mails versturen vanuit bestaande templates, met personalisatie per contact
- Onze contactendatabase (referral-netwerk, bureaupartners) accuraat en up to date houden
- Reacties en vervolgstappen doorgeven aan de rest van het team voor opvolging
- Regelmatig overleggen met het hoofd Business Development over cases en werk binnen het bureau, zodat je op de hoogte blijft van wat mensen van ons willen zien

HR- & personeelsondersteuning
- Verlof- en verzuimregistratie voor het team up to date houden
- Ondersteunen bij arbeidscontractadministratie - verwerken en archiveren van documenten en het up to date houden van dossiers (in samenwerking met externe HR/juridisch advies waar nodig)
- Nieuwe collega's wegwijs maken - onboarding, kennismakingen, de praktische kant van een goede eerste week

Wat we zoeken

- Een aanpakker - iemand die ziet wat er moet gebeuren en er gewoon mee aan de slag gaat, zeker terwijl de rol nog vorm krijgt
- Zeer georganiseerd, met oog voor detail - je merkt het wanneer iets dreigt te ontsporen
- Comfortabel met afwisselende taken en het schakelen tussen "administratie-modus" en "mensen-modus"
- Betrouwbaar met gevoelige of vertrouwelijke informatie
- Schrijft prettige, heldere e-mails (geen copywriting)
- Basiservaring met CRM-tools, of graag bereid HubSpot te leren als dit nieuw voor je is
- Spreekt vloeiend Nederlands
- Goede beheersing van het Engels
- Geen specifiek ervaringsniveau vereist - we hechten veel meer waarde aan een goede match dan aan een cv-checklist

Wat wij bieden

- Een hecht, onafhankelijk bureau waar je direct contact hebt met de leiding, zonder lagen van management
- Flexibiliteit in fulltime of parttime dienstverband
- Een echt afwisselende functie - geen dag is hetzelfde, en je helpt mee vormgeven wat de rol wordt